Gegevens kopiëren van Excel naar Outlook

Excel is een uiterst waardevol softwareprogramma dat veel oplossingen biedt die vaak worden gebruikt en gemaakt voor andere softwaretoepassingen. Veel oplossingen worden in Excel gemaakt en vervolgens overgebracht naar andere applicaties of elders verzonden. Vaak moeten de oplossingen die u in Excel maakt, worden geëxtraheerd en in een ander formaat worden gebruikt.

Stel dat u een tafel moet maken en deze per e-mail naar iemand moet sturen. Je zou dit kunnen proberen in Outlook; het zou echter wat extra tijd kosten om te formatteren om er zeker van te zijn dat het er goed uitziet. Dus als u aan een tabel denkt, stelt u zich waarschijnlijk Excel voor. Bekijk de onderstaande tabel gemaakt in Excel. Dit is vanuit Excel gekopieerd en rechtstreeks in dit artikel geplakt met uw standaard plakbewerking.

Zonder de originele Excel-tabel te zien, zou je kunnen denken dat dit er niet zo slecht uitziet. Wat u niet ziet, is dat de celwaarden verticaal en horizontaal gecentreerd moeten zijn. De kostenkolom ziet er ook wat afwijkend uit; in feite ben ik er vrij zeker van dat we nu valuta aanduiden (boven het bedrag). Dus, hoe ziet de tafel er eigenlijk uit?

Dat ziet er naar mijn mening iets beter uit. Deze oplossing werkt mogelijk niet voor wat u nodig heeft. We gaan kort de verschillende oplossingen beschrijven voor het plakken en oplossen van gegevens uit Excel in andere oplossingen.

Opmaakproblemen oplossen bij het kopiëren vanuit Excel

Laten we aan de hand van dezelfde voorbeelden als hierboven kijken welke oplossingen we hiervoor hebben. Ten eerste, wat zijn onze opties als we gegevens plakken?

Van links naar rechts hebben we:

Houd de bronopmaak

Bronopmaak behouden is uw standaard plakoptie. Gewoonlijk werkt dit zoals verwacht, maar het hangt ervan af hoe de gegevens vanaf de bron zijn opgemaakt. In dit voorbeeld bevat de bronopmaak de 'Boekhoud' -stijl die niet wordt herkend door Outlook en veel andere toepassingen. Als u de stijl wijzigt in 'Valuta', kunt u plakken met Keep Source Formatting en ziet het er beter uit.

Gebruik bestemmingsstijlen

Als u opmaak wilt gebruiken die op andere tekst in de bestemming lijkt, gebruik dan deze plakoptie. Het behoudt nog steeds de algemene opmaak zoals vet en cursief, maar gebruikt de bestemmingsstijlen zoals lettertypestijl en -grootte.

Koppel en bewaar de bronopmaak

Hierdoor blijft de bronopmaak ongewijzigd en blijft de tabel gekoppeld aan de oorspronkelijke bron. Hiervoor is een aantal extra functies beschikbaar, maar het stelt de persoon die u gegevens verzendt in staat om op 'Link bijwerken' te klikken door met de rechtermuisknop op de tabel te klikken en updates te ontvangen. Dit moet natuurlijk correct worden geconfigureerd om te werken zoals beschreven.

Koppel en gebruik bestemmingsstijlen

Bestemmingsstijlen koppelen en gebruiken werkt hetzelfde als Bronopmaak koppelen en behouden, behalve dat de doelopmaak wordt gebruikt. Dingen zoals kleur worden niet bijgewerkt nadat ze aanvankelijk zijn gekopieerd, maar tekstwijzigingen in de gegevens worden bijgewerkt.

Afbeelding

Afbeelding kan handig zijn als u alleen de gegevens wilt weergeven en het niet langer nodig hebt om deze op te maken, te bewerken of updates te ontvangen. Door als afbeelding te plakken, zorgt u ervoor dat de afbeelding er identiek uitziet als de bron. Maar uw partij zal het niet kunnen wijzigen, dus zorg ervoor dat dit van toepassing is op uw oplossing.

Alleen tekst behouden

Met Alleen tekst behouden wordt de tabel weergegeven zoals deze was, maar dan in tekstvorm. Er zal geen opgemaakte tabel aanwezig zijn, noch enige andere opmaak dan de opmaakstijlen van uw bestemming, zoals grootte en lettertypestijl.

Er zijn natuurlijk andere manieren om de bovenstaande plakstijlen te gebruiken en het resultaat aan te passen om er uit te zien zoals u het wilt. Een snel voorbeeld; door de breedte van de kolom 'Kosten' enigszins te wijzigen in Outlook met behulp van de plakstijl Bronopmaak behouden, ziet de opmaak er nu correct uit en blijft de opmaak voor Boekhouding ingesteld op de kostenkolom.

De beste manier om te leren is door met de bovenstaande plakstijlen te spelen en te zien hoe ze het beste aansluiten bij uw behoeften.