E-mails archiveren in Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Hoe meer u uw Microsoft Outlook-mailbox gebruikt, hoe meer uw mailbox groeit. Als je erover nadenkt, lijkt het erg op hoe papieren zich op je bureau opstapelen. Maar wat kunt u doen als de stapel zo groot wordt dat hij moet worden aangepakt? Nou, in het echte leven kun je de tijd nemen om elk document te sorteren en die papieren op te slaan die belangrijk zijn, terwijl je minder belangrijke weggooit. Gelukkig kun je hetzelfde proces opnieuw creëren in Outlook.

Zonder uitzondering ondersteunt elke versie van Outlook Archivering. Sterker nog, u heeft meerdere keuzes als het gaat om het archiveren van uw items in Outlook. De handigste manier is om AutoArchiveren te gebruiken om oudere berichten, afspraken en taken te verwerken. Een andere manier om dit te doen, is door handmatige archivering te gebruiken om berichten naar een specifieke map te verplaatsen. Maar de snelste manier is om de Archief knop in de het dossier Menu.

Houd er rekening mee dat Outlook een standaardmap bewaart voor archiveringsdoeleinden die niet kan worden verwijderd. Door uw e-mail te archiveren, kunt u uw winkel overzichtelijk houden, waardoor het gemakkelijker wordt om naar oudere e-mails te zoeken terwijl uw inbox overzichtelijk blijft.

Hieronder vindt u een reeks handleidingen die u op alle mogelijke manieren helpen bij het archiveren van items in Outlook. Laten we beginnen!

Methode 1: Berichten handmatig archiveren met een enkele handeling

Deze methode is de snelste manier om een ​​of meer berichten naar de archiefmap te verplaatsen. Deze gearchiveerde bestanden blijven toegankelijk via het zoekvak of door handmatig naar het Archief map. De gearchiveerde items kunnen ook op mobiele apparaten worden bekeken door naar het Archief map. Hier is een korte handleiding voor het handmatig archiveren van items in Outlook 2016:

1. Open Outlook en selecteer een of meer berichten in uw Postvak IN of een andere map.
2. Klik op de Archief pictogram in het Verwijderen groep. Het archiefpictogram is alleen zichtbaar in het lint in Outlook 2016.
   Notitie: Je kunt ook op de Backspace-toets om hetzelfde resultaat te bereiken.
3. U zou uw berichten in het archieven map.
   Notitie: De archiefmap wordt automatisch gemaakt, zelfs als u deze nog nooit eerder heeft gebruikt. Ga naar als je de archiefmap niet kunt zien Bestand> Office-account> Update-opties en klik op Update nu .

Methode 2: de functie AutoArchiveren gebruiken

Outlook heeft een automatische functie waarmee items kunnen worden gearchiveerd, genaamd AutoArchiveren. Deze functie kan worden geprogrammeerd om items met regelmatige tussenpozen te archiveren. Alle versies van Outlook hebben ondersteuning voor archivering. Het verschil is dat AutoArchiveren standaard is uitgeschakeld in Outlook 2010 en later.

Na AutoArchiveren is ingeschakeld, kunnen gebruikers eigenschappen instellen voor elke map die ze willen archiveren. Houd er rekening mee dat wanneer u een e-mail archiveert, deze naar een ander PST-bestand wordt verplaatst en niet langer beschikbaar is in het hoofd-PST-bestand. Hier is een korte handleiding over het inschakelen en gebruiken van AutoArchiveren:

AutoArchiveren inschakelen en configureren

1. Draaien AutoArchiveren aan, navigeer naar Bestand> Opties . Zodra u zich in Outlook bevindt Instellingen , Klik op de Geavanceerd tab om het naar voren te brengen en klik vervolgens op AutoArchiveren-instellingen .
   Notitie: In Outlook 2007 en ouder vindt u het AutoArchiveren instellingen in Extra> Opties> Overige .
2. Als alles grijs is, moet u het vakje naast aanvinken Voer AutoArchiveren uit om in te schakelen AutoArchiveren.
   
3. Nu is het tijd om te configureren hoe AutoArchiveren zich zal gedragen. Begin door te kiezen hoe vaak u Auto Archive wilt uitvoeren. De standaardwaarde is 14 dagen, maar als je het schoon wilt houden, zet het dan ergens tussen 2 en 6.
   
4. Als u een melding wilt ontvangen voordat AutoArchiveren start, vinkt u het vakje naast aan Vragen voordat AutoArchiveren wordt uitgevoerd . Het is een goed idee om ervoor te zorgen dat deze optie is ingeschakeld, aangezien automatische archivering uw werk kan verstoren.
   
5. Om te voorkomen dat u uw archief met onnodige e-mails vult, is het een goed idee om te vertrekken Verwijder verlopen e-mail aangevinkt . Als u uitschakelt Oude items archiveren of verwijderen, alleen verlopen berichten worden volledig verwijderd.
   
6. Als u wilt dat uw archiefmap zichtbaar is in Outlook, moet u dit inschakelen Toon archiefmap in mappenlijst.
   
7. Stel nu de standaardmapinstellingen voor archivering in.
8. Schakel vervolgens de schakelaar naast in Verplaats oude items naar en klik Bladeren om het pad in te stellen naar waar u uw items wilt archiveren. Raken OK om uw instellingen te bevestigen.
   

Nadat u AutoArchiveren hebt ingeschakeld en geconfigureerd, zal het automatisch zijn werk doen op de gepaste tijd. U kunt bevestigen dat het werkt door te controleren of het Archieven map wordt gevuld.

AutoArchiveren-eigenschappen configureren voor individuele mappen

Nadat u klaar bent met het configureren van de functie AutoArchiveren, kunt u een extra controlelaag toevoegen door specifieke eigenschappen voor elk van uw mappen in te stellen. Het is gebruikelijk voor mappen zoals Verwijderde items of Spam om andere AutoArchiveren-eigenschappen te gebruiken dan uw primaire e-mailmap.
Notitie: Als u geen individuele AutoArchiveren-instellingen voor een map instelt, gebruikt deze automatisch de algemene AutoArchiveren-instellingen die hierboven zijn geconfigureerd.

Hier is een korte handleiding voor het instellen van individuele AutoArchiveren-eigenschappen voor een map:

1. Klik met de rechtermuisknop op de map die u bij voorkeur wilt behandelen en klik op Eigendommen.
   
2. Klik op de AutoArchiveren tabblad om het naar voren te brengen. Hier heb je een selectie van instellingen die alleen van toepassing zijn op deze map.
   
3. U kunt AutoArchiveren voor deze map uitschakelen door op te klikken Archiveer geen items in deze map .
   
4. Om de algemene AutoArchiveren-instellingen te negeren, klikt u op Archiveer deze map met deze instellingen en breng hieronder uw wijzigingen aan. Klik Van toepassing zijn om uw instellingen te bevestigen.
   Notitie: Houd er rekening mee dat deze instellingen niet van toepassing zijn op de submappen van deze specifieke map. U moet ze allemaal wijzigen.

Methode 3: e-mails handmatig archiveren met Cleanup Tools

Als u geen grote fan bent van automatisering, is er een tussenoplossing waarmee u in bulk kunt archiveren met nog meer controle. Met deze methode kunt u een hele map samen met zijn submappen archiveren. Als u niet wilt wachten tot AutoArchiveren begint, kunt u dit zelf doen en kiezen waar u ze wilt opslaan. Hier is wat je moet doen:

1. Klik op de het dossier tabblad, ga dan naar Info en vouw het vervolgkeuzemenu uit van Opruimtools. Selecteer Archief uit het vervolgkeuzemenu.
   
2. Selecteer Archiveer deze map en alle submappen en klik op de map die u wilt archiveren.
   
3. Als u wilt dat uw volledige Outlook-gegevens worden gearchiveerd, klikt u op uw e-mailadres bovenaan de lijst.
   
4. Gebruik het vervolgkeuzemenu naast Archiveer items ouder dan om de laatste datum te selecteren waarop items moeten worden gearchiveerd. Alle items die ouder zijn dan de datum die u in dit menu instelt, worden gearchiveerd.
   
5. U kunt items archiveren die eerder waren uitgesloten van automatische archivering door het vakje naast aan te vinken Voeg items toe met AutoArchiveren .
   
6. Gebruik de Bladeren knop om het pad in te stellen waar u uw PST-archief wilt opslaan. Klik OK om het proces op gang te brengen.
   

U zult snel merken dat sommige e-mails worden verplaatst van uw standaardmappen naar het gearchiveerde pst-bestand.
Notitie: Het gearchiveerde bestand moet als map toegankelijk worden in Outlook. Als het om de een of andere reden niet naar het dossier en klik Openen en exporteren . Klik vervolgens op Open Outlook-gegevensbestand , navigeer naar de locatie van uw archief en klik op OK .