Afhankelijk van je baan kan er een moment komen dat je iemand anders toegang moet geven tot je drukke agenda. Als u een uitvoerend assistent heeft, moet u waarschijnlijk permanent toegang tot uw agenda geven. Het delen van agenda's is ook handig als u op reis gaat en u iemand anders nodig heeft om uw schoenen op het werk te vullen tot u terugkomt.
Ongeacht uw redenen, Outlook biedt ons meerdere manieren om ons schema te delen. U kunt iemand uw agenda laten bekijken door een momentopname in verschillende vormen te sturen, of nog beter, door een uitnodiging te sturen.
Maar wat het delen van Outlook-agenda's echt geweldig maakt, is het feit dat het niet beperkt is tot de standaardagendamap. Als u meerdere agendamappen heeft, kunt u selecteren welke u wilt delen. Dit is geweldig voor die situaties waarin u een agendamap voor een bepaald project met uw collega's moet delen. U kunt zelfs nog verder gaan en uw collega's de mogelijkheid geven om afspraken en evenementen in uw agenda te wijzigen. Als u Office 365 of een ander op Exchange gebaseerd account al gebruikt, kunt u een uitnodiging voor delen verzenden zodat de ontvanger uw agenda in zijn eigen agendalijst kan bekijken.
Als je dingen hebt die je er niet bij wilt houden, kun je dat gemakkelijk doen. Elk contact, elke taak of elk bericht in Outlook kan als privé worden gemarkeerd, zodat andere gebruikers die toegang hebben tot die gedeelde map, deze niet kunnen zien. De beste methode om agendagegevens te delen, is sterk afhankelijk van het type servers dat u en uw ontvanger gebruiken.
Hieronder vindt u een verzameling methoden waarmee u uw Outlook-agendagegevens kunt delen. Volg een methode die past bij uw Outlook-versie en uw doel dient.
Methode 1: uw agenda via e-mail verzenden (alle Outlook-versies)
Als u besluit uw Outlook-agenda via e-mail te verzenden, komt deze als e-mailbijlage in de inbox van de ontvanger. De ontvanger vindt de agendamomentopname in de berichttekst van de e-mail.
Voordat u de agendasnapshot verzendt, kunt u verschillende visuele aspecten bewerken, waaronder het wijzigen van het lettertype en bepaalde dagen of uren markeren. Hier is een korte handleiding voor het verzenden van uw Outlook-agenda:
Notitie: De handleiding is geschreven met Outlook 2016. Als je een oudere Outlook-versie gebruikt, kijk dan in de Note-paragrafen voor de exacte paden in oudere versies.
- In de Navigatie paneel , Klik op de Kalender pictogram in de linkerbenedenhoek van het scherm.
Notitie: Voor Outlook 2007 - vouw het Navigatie paneel en klik vervolgens op Deel mijn agenda. - Klik nu op het Home-tabblad om het uit te vouwen, klik dan op E-mail agenda.
- Klik op het vervolgkeuzemenu naast Kalender en selecteer de agenda die u wilt verzenden.
- Gebruik de Datumbereik om de periode van de kalender vast te stellen die u via e-mail wilt verzenden. Als de standaardkeuzes niet specifiek genoeg zijn, kunt u de Specificeer datums optie om een bepaald datumbereik te kiezen.
- Vervolgens kunt u kiezen uit verschillende detailniveaus die worden opgenomen in de agendamomentopname. Als u alle informatie wilt opnemen, klikt u op Alle details .
- Als u tevreden bent met uw keuze, klikt u op OK .
- Kort nadat u klikt OK , zou er een nieuwe e-mail moeten openen. Gebruik de Naar veld om elke persoon op te nemen naar wie u uw agenda wilt verzenden. U kunt ook een bericht toevoegen, maar dat is volledig optioneel. Druk op de Sturen knop om uw agenda via e-mail te delen.
- De ontvanger kan een momentopname van uw agenda zien met de periode die u eerder hebt geselecteerd met Datumbereik . Naast de momentopname bevat de e-mail ook een iCalendar (.ics) bestand dat kan worden geopend in Outlook of een vergelijkbaar programma dat deze indeling accepteert.
Notitie: Voor Outlook 2007 - vouw het Navigatie paneel en klik vervolgens op Deel mijn agenda. 
Methode 2: uw agenda delen met Exchange-gebruikers (Outlook 2016, Outlook 2010)
Met Outlook kunt u uw agenda ook via een ingebouwde manier met andere mensen delen. Maar houd er rekening mee dat u een Microsoft Exchange-e-mailaccount of Office 365 nodig heeft om deze functie te laten werken. Er is ook een kans dat uw account is geconfigureerd om het delen van agenda's niet toe te staan. Als u de middelen heeft, moet u het volgende doen:
- Klik op de Kalender pictogram in de linkerbenedenhoek van het scherm.
- Vouw het Huis tab en klik op Deel Agenda.
- Kort daarna wordt een nieuw e-mailvenster geopend. Voeg de persoon met wie u uw agenda wilt delen in het Naar doos.
- Klik op het vervolgkeuzemenu bij Details om het detailniveau op te geven dat met die specifieke persoon wordt gedeeld.
- Klik Sturen om de uitnodiging naar de andere persoon te sturen.
- De persoon aan de andere kant ontvangt een e-mail met de uitnodiging. Het enige wat ze hoeven te doen is klikken op Open deze kalender.
Notitie: Als je een fout tegenkomt bij het verzenden van je uitnodiging voor delen, heb je misschien geprobeerd meer details te delen dan door je organisatie wordt ondersteund. Als je de onderstaande foutmelding ziet, kies dan een ander detailniveau onder Details.
Methode 3: de Outlook-agenda afdrukken (elke Outlook-versie)
Een ouderwetse manier om je Outlook-agenda is om het fysiek af te drukken. U kunt snel alleen de huidige dag, een week of een hele maand afdrukken. Bovendien kunt u ervoor kiezen om specifieke datums af te drukken met behulp van de Datumnavigator. Hier is een korte handleiding over hoe u dit moet doen:
- Vouw het het dossier linttab en klik op Afdrukken.
- Nu moet je je actieve kiezen printer. Ga daarna naar Afdrukopties en bepaal het datumbereik en de stijl van uw agenda.
- U kunt uit een aantal afdrukstijlen kiezen, waaronder Wekelijkse stijl, wekelijkse agenda, dagelijkse stijl en Maandelijkse stijl.
- Zorg er nu voor dat u het juiste bereik selecteert uit Print bereik. Als u uw privéafspraken wilt uitsluiten, vinkt u het vakje naast aan 'Details van privé-afspraken verbergen'.
- Het is een goede gewoonte om het uiteindelijke resultaat te bekijken voordat u het afdrukt. U kunt dit eenvoudig doen door op de Voorbeeld knop. Gebruik de preview-pop-up om mogelijke problemen te identificeren en de nodige aanpassingen te doen.
- Druk op de Afdrukken knop wanneer u klaar bent om uw Outlook-agenda af te drukken.
