Het merendeel van de jongvolwassenen weet tegenwoordig niet eens wat een fax is, laat staan hoe faxmachines worden bediend of hoe de eerste technologie voor gegevensoverdracht van de 20e eeuw werkt. Hoe verouderd de communicatiemethode ook is, sommige bedrijven staan er nog steeds op om het te gebruiken omdat ze denken dat het ongelooflijk veilig is (wat niet het geval is, aangezien het onderscheppen van gegevens die via telefoonlijnen worden overgedragen vrij eenvoudig is). Dus wat doe je als je om wat voor reden dan ook een document naar iemand moet faxen?
De technologie voor gegevensoverdracht die bekend staat als fax
De enige eigenaren van faxmachines zijn tegenwoordig kleine bedrijven die al tientallen jaren actief zijn en nog steeds niet zijn overgestapt op modernere communicatiemethoden, en mensen van in de vijftig en ouder die nog steeds vasthouden aan het verleden, dus het is hoogst onwaarschijnlijk dat je hebt een faxapparaat. Je zou naar buiten kunnen gaan en een speciaal faxapparaat of een van deze gaan kopen printers die ook faxen kunnen verzenden , maar gaat u echt genoeg faxen verzenden om de investering te rechtvaardigen? Waarschijnlijk niet. Je zou de ramen Faxen en scannen programma dat in alle Windows-computers is ingebouwd om een document te scannen en naar iemand te faxen, maar waarvoor u nog steeds een inbelfaxmodem en een vaste telefoonlijn nodig heeft, waardoor deze optie niet ideaal is.
Vrees echter niet: u kunt faxen verzenden met niets anders dan uw computer, zonder dat u een faxapparaat, faxmodem of vaste lijn nodig hebt. In feite zijn er hele bedrijven en online services gebouwd rond het uitgangspunt dat ze dit exacte streven mogelijk maken, en u kunt vrijwel elk van hen gebruiken om aan uw faxbehoeften te voldoen, hoe klein of overvloedig ze ook zijn. Hier ziet u hoe u een document kunt faxen zonder een echt faxapparaat of een vaste telefoonlijn:
Stap 1: bereid het document voor dat u wilt faxen
Eerst en vooral moet u ervoor zorgen dat u het document dat u wilt faxen op uw computer hebt staan en klaar staat om naar een dienst van uw keuze te worden gestuurd die het document naar de beoogde ontvanger zal faxen. Om dit te doen:
- Scan met behulp van een scanner het document dat u wilt faxen en sla het op als een bestand op uw computer. Als u geen scanner heeft die rondslingert, is een hoogwaardige afbeelding van het document dat is vastgelegd met een smartphone of camera prima.
Notitie: Als het document dat u wilt faxen al als bestand op uw computer bestaat, slaat u deze stap gewoon over.
Het bestand dat u wilt faxen
- Converteer het document naar PDF . Hoewel de meeste online faxservices documenten in verschillende bestandsindelingen accepteren, kunt u eenvoudigweg niet fout gaan met een pdf-bestand, aangezien het universeel constant is voor al deze services. Om eventuele problemen in de toekomst te voorkomen, converteert u het bestand dat u wilt faxen van tevoren naar PDF.
Converteer het bestand naar PDF
Uw document is nu klaar om naar een online faxservice van uw keuze te worden gestuurd!
Stap 2: Selecteer een online faxservice
Er is een overvloed aan verschillende online faxdiensten beschikbaar, dus het kiezen van een fax kan behoorlijk intimiderend zijn. U kunt uw opties behoorlijk beperken door simpelweg na te denken over uw behoeften: als u een document maar één keer in een blauwe maan hoeft te faxen, kunt u zich aanmelden voor een gratis proefperiode voor een korte periode met een online faxservice. Als uw faxbehoeften echter aanzienlijk en constant zijn (maar niet voldoende om te betalen voor een faxapparaat of modem en een telefoonlijn), moet u een abonnement nemen op een betaalde online faxservice.
Wat betreft betaalde online faxdiensten, RingCentral Fax bovenaan de lijst. Het aanbieden van onberispelijke online faxdiensten boordevol meer functies dan u weet wat u ermee moet doen voor slechts $ 13 maanden, als u gaat betalen voor online faxservice, RingCentral Fax is de service waarvoor u moet betalen. Terwijl RingCentral Fax biedt wel een gratis proefperiode van een maand, als u kiest voor de eenmalige gratis proefperiode om aan uw faxbehoeften te voldoen, MyFax en de gratis proefperiode van een maand is de juiste keuze. Kosteloos, zodra u zich aanmeldt, MyFax kunt u de komende 30 dagen maar liefst 100 pagina's faxen (wat meer faxen zijn dan de gemiddelde persoon in de afgelopen tien jaar heeft verzonden).
Stap 3: verzend uw fax
Als u eenmaal heeft besloten om een online faxservice te gebruiken, hoeft u alleen maar:
- Ga naar de website van de door u gekozen faxservice en meld u aan voor een account bij hen.
Meld u aan bij RingCentral Fax
Meld u aan bij MyFax
- Configureer uw account en zorg ervoor dat al uw voorkeuren correct zijn gedefinieerd.
Configureer uw account
- Upload het document dat u wilt faxen. Zodra u zich heeft aangemeld voor een account bij de faxservice van uw keuze en toegang heeft gekregen tot alles wat ze te bieden hebben, vraagt u de service om het proces van het verzenden van een nieuwe fax te starten (indien nodig), zoek de optie om een bestand dat u wilt faxen en upload het document dat u wilt faxen.
- Voer alle vereiste informatie in voor de ontvanger van de fax en geef alle andere voorkeuren een keer door om er zeker van te zijn dat ze correct zijn geconfigureerd.
- Stuur uw fax!
Bij bijna alle online faxdiensten gaat het faxen van een document onmiddellijk, dus wanneer u de fax verzendt, zal dat vrijwel het geval zijn wanneer de ontvanger de fax ontvangt.
Een fax ontvangen zonder een faxapparaat
Als uw faxbehoeften verder gaan dan alleen het verzenden van een paar faxen en ook het ontvangen van enkele faxen, heeft u nog steeds geen speciaal faxapparaat of inbelfaxmodem nodig! U kunt ook faxen ontvangen via dezelfde online faxservices die kunnen worden gebruikt om faxen te verzenden.
Voor het ontvangen van faxen is echter wel een speciaal telefoonnummer vereist dat als uw faxlijn is ingesteld, dus u zult een onlinefaxservice een beetje moeten betalen om via deze faxen te kunnen ontvangen. Gelukkig is zelfs het ontvangen van faxen via online faxservices iets dat u gratis kunt uitproberen voordat u een maandelijks abonnement neemt, bijvoorbeeld RingCentral Fax biedt een gratis proefperiode van 30 dagen voor het ontvangen van faxen, en MyFax De gratis proefperiode van één maand omvat het ontvangen van maximaal 200 pagina's.
